1. Op wie is dit Privacy Beleid van toepassing?
Dit Privacy Beleid, dat geldt voor alle producten en diensten die door KFD Film Distribution NV (hierna “KFD”) aan haar klanten en prospecten aangeboden worden, informeert u over welke persoonsgegevens wij verwerken en hoe deze worden gebruikt.
Het Privacy Beleid geldt niet alleen voor de verwerking van persoonsgegevens van onze privé klanten doch eveneens van onze business klanten maar is in dat laatste geval enkel aan de orde indien de business klant een natuurlijke persoon is. Indien de business klant een rechtspersoon is dan geldt het Privacy Beleid enkel voor de persoonsgegevens van de natuurlijke personen die KFD in het kader van haar relatie met de rechtspersoon verwerkt (zoals contactpersonen en gemandateerden).
2. Wie is verantwoordelijk voor het "verwerken" van persoonsgegevens?
De persoonsgegevens die u ons meedeelt, uitdrukkelijk of op geautomatiseerde wijze, worden verzameld en verwerkt door of in opdracht van Kinepolis Film Distribution NV, met maatschappelijke zetel te 1020 Brussel (BELGIË), Eeuwfeestlaan 20, ondernemingsnummer BTW BE 0445.372.530, RPR Brussel 551.326, hierna “KFD” genoemd.
KFD is de zogenaamde “verwerkingsverantwoordelijke” voor de persoonsgegevens die worden verzameld via de website, de mobiele applicaties en andere kanalen.
3. Welke gegevens verwerkt KFD over mij? Hoe verkrijgt KFD deze gegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die toelaten direct of indirect een natuurlijk persoon te identificeren.
KFD verzamelt en verwerkt in het kader van haar dienstverlening, volgende categoriëen van persoonsgegevens:
- Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, e-mail adres, telefoonnummer ;
- Betaalgegevens in het kader van de uitvoering van de contracten die gesloten werden met onze klanten;
- Gegegevens over de producten en diensten die werden besteld;
- Informatie naar aanleiding van contacten met u in het kader van onze dienstverlening.
De gegevens zullen in principe niet bij derden ingezameld worden, maar worden bij u opgevraagd, zoals bij een verzoek tot informatie, bij de aankoop van een product of dienst, bij de deelname aan een enquête of wedstrijd, bij de registratie en beheer van uw klantenaccount.
Daarnaast kan bepaalde publiek toegankelijke informatie gebruikt worden om u te contacteren.
Verder werken wij samen met bedrijven die ons contactgegevens kunnen bezorgen, waarbij wij er ons van verzekeren dat deze hiertoe gerechtigd zijn, met inachtneming van het doeleinde waarvoor KFD de persoonsgegevens zal verwerken.
KFD verwerkt geen gegevens die als ‘gevoelig’ worden omschreven in de privacywetgeving en meer bepaald in de Algemene Verordering Gegevensbescherming.
KFD gebruikt tot slot cookies om:
- het gebruik en de functionaliteiten van haar websites en apps te verbeteren;
- te analyseren hoe gebruikers van haar websites en apps gebruik maken en om statistieken op te stellen; en
- de gebruikers van haar websites en apps gepersonaliseerde informatie en advertenties te tonen.
Verdere informatie kan gevonden worden in het Cookie Beleid.
4. Waarom verwerkt KFD deze gegevens? Op basis van welke rechtsgrond?
KFD verzamelt, registreert en verwerkt persoonsgegevens:
- om u de producten en diensten die u hebt besteld (waaronder het huren of verhuren van films, de organisatie van een wedstrijd, de ontvangst van newsletters) of waarvoor u bent ingeschreven (zoals deelname aan wedstrijden) te kunnen leveren of uitvoeren en u vervolgens, op basis van onze gerechtvaardigde belangen, verder op de hoogte te houden over onze producten en diensten of over de producten en diensten die worden aangeboden door commerciële partners van KFD (dat laatste enkel mits uw toestemming hiertoe werd verkregen);
- om de door KFD geleverde prestaties te kunnen opvolgen, te kunnen antwoorden op uw bemerkingen en/of vragen aangaande onze dienstverlening en om onze klantenadministratie en geschillenbeheer te kunnen voeren en in het algemeen om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen onder meer inzake boekhoudkundige en fiscale verplichtingen;
- om geïnteresseerde potentiële klanten in te lichten over onze producten en diensten;
- om u, op uw verzoek, te kunnen informeren en/of uitnodigen op onze film- en andere premières;
- voor onderzoek naar de klantentevredenheid.
KFD kan uw persoonsgegevens gebruiken om u rechtstreeks te contacteren, per post, telefoon of op elektronische wijze, zoals via e-mail of SMS. Bij communicatie via e-mail zal u telkens de mogelijkheid geboden worden om op elk moment “uit te schrijven” (zie ook hierna: omtrent uw rechten als betrokkene).
5. Hoe lang bewaart KFD mijn persoonsgegevens?
KFD bewaart uw persoonsgegevens enkel voor zolang dit nodig is voor de beschreven doeleinden. Uw persoonsgegevens worden in principe verwijderd 5 jaar na uw laatste actieve interactie met KFD. Op die manier voorkomen wij ook dat irrelevante informatie wordt bewaard. Aangezien de contractuele aansprakelijkheidsvordering pas verjaart na 10 jaar, zullen wij voor deze duur bepaalde peroonsgegevens – enkel voor dit doeleinde – archiveren. Indien andere wettelijke verplichtingen verdere bewaring opleggen (zoals inzake bewaring van facturen), zullen wij uiteraard deze wetgeving respecteren.
6. Maakt KFD mijn persoonsgegevens over aan andere organisaties?
Voor de realisatie van de doeleinden beschreven onder artikel 4, kan KFD zogenaamde “verwerkers” inschakelen. Deze handelen uitsluitend in onze opdracht en zullen uw persoonsgegevens dus enkel kunnen verwerken op onze instructies.
We gebruiken bijvoorbeeld leveranciers om marketing-, communicatie-, logistieke en IT-diensten te leveren, om onze service te personaliseren en te optimaliseren, creditcard-transacties en incasso’s te verwerken en fraude bij creditcard-transacties of andere betalingsmethoden te beperken, wedstrijden te organiseren, de aangekochte producten te leveren, onze events mee te organiseren, klantenservice te leveren, schulden in te vorderen, etc.. Het is mogelijk dat deze leveranciers bij het verlenen van dergelijke diensten toegang krijgen tot uw persoonsgegevens of andere informatie. We geven deze bedrijven alléén toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor de levering van hun diensten. Wij zorgen er ook voor dat deze verwerkers een adequaat beveiligingsniveau verzekeren inzake gegevensbescherming.
Naast het inschakelen van dergelijke “verwerkers” voor de beschreven diensten, delen wij persoonsgegevens die u ons uitdrukkelijk hebt meegedeeld, zoals uw naam, e-mailadres en andere niet-geautomatiseerde gegevens, enkel met andere partijen indien we hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming hebben verkregen tenzij wij daartoe gehouden zijn op grond van een wettelijke bepaling, een verzoek van een overheidsinstantie of een rechterlijke uitspraak.
Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens voor bepaalde administratieve doeleinden doorgeven aan en delen met ondernemingen binnen de Kinepolis groep, die naargelang het geval als verwerker of gezamenlijke verwerking verantwoordelijke aanzien zullen worden.
7. Worden persoonsgegevens doorgegeven naar landen die geen gelijkaardige bescherming van persoonsgegevens garanderen?
KFD verzamelt uw gegevens in haar databases en streeft ernaar die gegevens op marktconforme wijze te beschermen tegen enige wijziging, verlies of onrechtmatig gebruik.
Voor zover persoonsgegevens buiten de Europese Unie worden verwerkt, zorgen wij er via contractuele of andere maatregelen voor dat die gegevens daar een passend beschermingsniveau genieten vergelijkbaar met de bescherming die zij in de Europese Unie zouden genieten, conform de Europese regelgeving.
8. Welke rechten kan ik uitoefenen aangaande mijn persoonsgegevens?
Eenmaal uw gegevens werden verzameld en verwerkt heeft u het recht om inzage te verkrijgen in deze persoonsgegevens, de verbetering te eisen indien deze onjuist zouden zijn en, mits motivering, te vragen de persoonsgegevens te wissen. Er dient wel rekening mee gehouden te worden dat wij niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Daarnaast heeft u ook het recht om te vragen dat de verwerking “beperkt” wordt (in gevallen waar een onmiddellijke verwijdering in uw nadeel zou spelen, worden de persoonsgegvens dan enkel ontoegankelijk gemaakt).
Indien u uw actief verschafte persoonsgegevens wenst over te dragen naar een andere dienstverlener is dit ook mogelijk. Dit noemen we het zogenaamde “recht op gegevensoverdraagbaarheid“.
Telkens wanneer de verwerking gebaseerd is op een gerechtvaardigd belang van KFD, heeft u het recht tegen deze verwerking bezwaar te maken. KFD zal de verwerking van uw persoonsgegevens staken, tenzij wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een verzoek bij een rechtbank).
Daar waar de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, heeft u steeds het recht om deze toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór deze intrekking.
Tot slot hebt u altijd het recht om u, zonder dat u daarvoor een reden moet opgeven, te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden.
9. Hoe kan ik deze rechten concreet uitoefenen?
U kan deze rechten uitoefenen door het sturen van een e-mail naar privacy@kfd.be.
U zal de voorzijde van uw identiteitskaart dienen mee te sturen, om zo uw identiteit te bewijzen. Dit doen wij om uw persoonsgegevens te beveiligen, onder andere om te verzekeren dat derden geen inzage krijgen in uw persoonsgegevens.
10. Kan KFD wijzigingen aanbrengen aan dit Privacy Beleid?
Dit Privacy Beleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, onder meer om deze aan te passen aan een gewijzigde dienstverlening of aan de wijzigingen in de wettelijke en reglementaire vereisten. Wij raden u dan ook aan op geregelde tijdstippen de laatste versie van dit Privacy Beleid te raadplegen op onze website.
11. Wie kan ik contacteren bij onduidelijkheden of eventuele klachten?
U kan voor algemene vragen, opmerkingen of klachten in verband met uw persoonsgegevens die geen betrekking hebben op de uitoefening van uw rechten zoals hierboven vermeld onder de punten 8 en 9 met ons contact opnemen door een e-mail te sturen naar dpo@kinepolis.com.
Voor klachten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens door KFD, kan u zich tevens wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel / +32 (0)2 274 48 00 / commission@privacycommission.be / www.privacycommission.be.